Como funcionam as reuniões em sua empresa? Elas têm resultado e participação das pessoas? Como as pessoas se sentem ao saírem das reuniões? Suas reuniões são saudáveis?
Uma reunião ruim, pode gerar sentimentos na equipe de perda de tempo, frustração, desânimo, além é claro de roubar o tempo das pessoas e não gerar resultados.
Por isso, é tão importante que reuniões sejam planejadas e estruturadas para serem funcionais, produtivas e saudáveis.
Em reuniões saudáveis as pessoas sabem o que é esperado delas; elas participam ativamente, sabem que seu tempo é respeitado e que podem contribuir com suas ideias e pensamentos. Para que isso aconteça é muito importante um ambiente de segurança psicológica, onde haja escuta atenta e respeito.
Algumas dicas para tornar suas reuniões mais saudáveis:
- Proporcione segurança
Identifique e informe o motivo. Antes de entrar para uma reunião, as pessoas já devem ter claro os resultados que precisam alcançar. Toda reunião deve ter um objetivo que precisa ser alcançado ao final dela. Conhecer os assuntos que serão tratados, além de dar oportunidade de planejamento, gera segurança para os participantes.
2. Respeite o tempo (seu e dos outros)
Você já ouviu aquela famosa frase “Essa reunião poderia ser resolvida por meio de um e-mail”? Pois esse tipo de pensamento ocorre, na maioria das vezes, em função do prolongamento desnecessário de assuntos que poderiam ser rapidamente resolvidos.
Por isso, definir um tempo limite para as reuniões e respeitá-lo, é uma forma de representar o quanto o tempo das pessoas é valioso. Além disso, ao estabelecer limites de tempo, os profissionais podem planejar melhor seu dia de trabalho.
3. Engaje perguntando a opinião e ouvindo de forma genuína
Os membros da reunião não devem ser meros ouvintes e assumir uma postura passiva durante todo tempo. Envolver todos os participantes ao longo dos tópicos tratados é uma importante para demonstrar o valor da presença deles e justificar sua participação. Por isso, para engajar funcionários menos participativos, faça perguntas, ou afirmações a fim de garantir que todos sintam-se incluídos.
4. Responsabilize as pessoas
Defina ações e registre. Quantas reuniões você participou em que longas discussões foram levantadas, mas ao final nenhuma estratégia de ação foi traçada? Esse é um dos grandes problemas das reuniões e um dos principais motivos pelos quais os profissionais sentem-se tão desmotivados em participar delas! Registre os principais pontos, deixando claro quais as ações e quem são os responsáveis por elas.
Você já aplica essas dicas de reuniões saudáveis em sua empresa? Quer saber mais sobre nossa experiência em como preparar equipes e líderes para garantir reuniões saudáveis? Fale com a gente!
